XI.- OTROS ASPECTOS

Los planes o programas hacen que sucedan cosas y la responsabilidad de un directivo es que las cosas que sucedan en su unidad sean mejores que en el pasado. Aunque a veces se aconseja el uso de ayuda exterior durante el programa de planificación y su ajuste, ningún extraño puede realizar la planificación de una empresa.

Hay veces en que la asesoría y consejo de un profesional puede guiar y suplementar de modo efectivo, la labor de esfuerzo de planificación de una compañía, pero esencialmente, la planificación debe ser llevada a cabo por la dirección responsable de cualquier organización.

Por otra parte, dejaríamos de beneficiarnos de la principal ventaja de la planificación, según ya dijimos en la parte VI, al ser el ejercicio de producir los planes su valor principal y no los mismos planes.

El proceso de planificación debe ser consultivo. Los hombres que sean afectados por el plan deben estar interesados en él. Las personas trabajan mejor sobre objetivos en los que han pensado y colaborado.

Si las instrucciones deben ser cumplidas ciegamente, es decir sin analizar su relación con el objetivo de la empresa, aparecen fácilmente para su receptor como arbitrarias y es posible que no esté dispuesto a cumplirlas porque se sienta degradado a una herramienta.

El plan debe asignar tiempos y tareas a cada persona. Cada tarea, un plazo, un responsable; al estar condicionadas unas con otras deben ser coordinadas.

El plan debe tener en si mismo un control definido y debe estar orientado, es obvio, hacia unos objetivos.

Una previsión y un plan se llevan a cabo, no para iluminar las decisiones futuras, sino para iluminar las decisiones actuales. Uno debe decidir ahora que medidas adoptará en el futuro debido a que, y solo debido a que, afectarán a cualquier medida que deba adoptarse hoy. Se debe predecir y planificar hasta donde sea necesario para tomar las decisiones actuales, que normalmente excederá al periodo de tiempo del compromiso, y no se adoptará nunca una medida que comprometa los recursos hasta un futuro mas lejano que aquél para el cual puedan predecirse los factores que afecten a la decisión de manera significativa, a menos que resulten aceptables los costes de arrastre. El plan debe basarse en hechos, aunque sean difícilmente previsibles, y no en presunciones.

Son mayoría los pequeños empresarios que no realizan planificación a largo plazo a pesar de que podrían obtener todas las ventajas de la misma; creen que ya hacen suficiente planificación cuando formulan las previsiones de ventas de partidas reducidas, presupuestos de gastos y demás medidas de planificación a corto plazo, y se encogen de hombros ante la idea de planificar a largo plazo diciendo que "eso es para las grandes empresas".

Sin embargo las razones de la necesidad de la planificación son válidas para todas las empresas, pequeñas, medianas y grandes, y la primera necesita planificar aún mas a fondo si cabe pues sus recursos fácilmente serán mas reducidos y la posibilidad de alterar el entorno será mínima.

Cuando un director-propietario piensa sistemáticamente en el futuro de su empresa, se pone en vías de obtener ciertas ventajas. El proceso de planificación le ayuda a dedicar tiempo a la preparación de las necesarias medidas de acción. En los negocios se necesita tiempo para hacer las cosas. El director-propietario puede prever no solamente los cambios que serán necesarios en su negocio, sino también el tiempo necesario para realizar dichos cambios.

La planificación ayuda a tomar decisiones cuando hay efectos a largo plazo. Muchas decisiones administrativas suponen inversiones, o sea, realizar gasto de tiempo, esfuerzo o dinero en la actualidad para obtener beneficios en el curso de varios años futuros. A medida que aumenta la automación y la mecanización, el número de decisiones sobre inversión también va creciendo. Si se ha de invertir dinero en una máquina que se supone durará cinco años, es fundamental pensar en la marcha del negocio durante estos cinco años, para estar seguros de que la compra esté verdaderamente justificada. Los errores de una política de inversiones son costosos y difíciles de rectificar.

La planificación puede ayudar a disponer el empleo eficaz de los recursos, cuestión especialmente vital cuando escasean. Cuando el dinero, el personal o los elementos de trabajo son reducidos, hay que andar con mucho cuidado en su empleo. Hay que elegir entre lo que se hará y cuando se hará. La planificación es necesaria para conseguir la mejor elección.

Otra ventaja que se puede obtener con la planificación es un mejoramiento de las operaciones actuales. Como la planificación muchas veces supone la realización de valoraciones periódicas de la empresa en su conjunto, puede sacar a relucir aspectos que necesitan perfeccionamiento.

Aunque ya están percatados de las ventajas de la planificación a largo plazo, muchos propietarios de pequeños negocios fallan en su adopción por una serie de obstáculos que se interponen; suficiente uno de ellos para bloquear la labor de planificación.

El miedo es un obstáculo para muchas clases de actividades, y especialmente lo es para la planificación y puede llegar a ser la mayor barrera para la mayoría de los directores propietarios. El miedo es causa para que crean que la meditación a fondo en el futuro de su empresa traerá consigo una plaga de dificultades y ya tienen suficientes preocupaciones sin tratar de salvar baches antes de tiempo. En cierto modo parece mas fácil vivir con vagas aprensiones por un futuro algo borroso, que con razonables probabilidades. Cuando el director-propietario no tiene una descripción clara de los problemas y oportunidades, suele creer que su empresa puede seguir adelante con someras medidas. Con todo, estas someras soluciones no son mas que "andar a tientas", y es cuestión de suerte el dar el paso hacia delante o hacia atrás. El verdadero temor que debería experimentar es el de enfrentarse al futuro sin un plan, sin una serie de alternativas para escoger cuando se enfrenta con un posible acontecimiento.

Otro obstáculo para el proceso de planificación es la inseguridad. La planificación es insegura porque, entre otras causas, el futuro también es inseguro. Sin embargo, lo importante es darse cuenta de que el negocio se mueve en un mundo en que la seguridad es imposible, pero donde la probabilidad es suficiente para dirigir la acción. Fundamentalmente los hombres de negocios son apostantes que tratan de averiguar la mejor manera de conjugar las probabilidades. Lo difícil es tomar la mejor decisión posible ante una serie de acontecimientos inseguros, no después. Lo importante está en dedicar tiempo en aprender las alternativas para determinar lo que mas probablemente ocurra y planear para lo que nos conviene que suceda dentro del armazón de dichas probabilidades.

Muchas veces los pequeños empresarios se quejan de que los planes cambian con demasiada frecuencia para que valga la pena planificar. Naturalmente, este caso puede ser un grave problema. Sin embargo la solución radica, mas que en el rechazo total del plan, en la frecuencia y la flexibilidad con que hayamos planificado. Si las circunstancias cambian rápidamente en nuestra empresa, revisemos periódicamente nuestros planes a largo plazo, y modifiquemos nuestro proyecto original de acuerdo con las circunstancias. Quizá no debiéramos planificar para cinco años, sino para uno o dos solamente.

Muchos empresarios dicen que la falta de tiempo y de lugar adecuado es un obstáculo para la planificación. Sin embargo, muy a menudo estos argumentos son solamente una forma de esquivar el trabajo que en realidad no quieren emprender. Luego, también es fácil dejar de planificar cuando estamos muy ocupados. Muchos directores no planifican porque creen que son imprescindibles en el trabajo diario, para resolver las crisis diarias. Suelen olvidar que sus fábricas y su personal funcionan bien cuando ellos están ausentes durante varios días.

Igual que en muchos otros aspectos vitales de la gestión, el director-propietario tiene que hacer un esfuerzo consciente para encontrar tiempo y lugar para planificar. En el curso normal de los asuntos, el tiempo para planificar nunca aparecerá por si solo.

Para planificar se necesitan circunstancias especiales. También necesitamos paz, tranquilidad y protección contra las continuas interrupciones.

La falta de conocimientos de planificación puede llegar a ser un grave obstáculo para realizarla. Incluso cuando el director-propietario tiene suficiente tiempo y lugar debe tener cierta idea de cómo tiene que planear para que sea eficaz.

En el fondo, lo mas importante de la planificación en un pequeño negocio está en ponerla en marcha.

Al empezar hemos de tener presente que el debido estado de ánimo es muy importante. La mayoría de los obstáculos para la planificación dimanan de alguna circunstancia fundamental. La planificación representa una clase de actividad y enfoque muy distinto del que adoptamos en la dirección cotidiana de nuestro negocio. Como la planificación de largo alcance es tan diferente del tratamiento de los incidentes diarios, el director ha de hacer un esfuerzo consciente para planificar en toda regla. De otra manera no logrará planificar.

La actitud del director-propietario es muy importante porque puede hacer malograr la planificación. Para planear eficazmente nuestra actitud ha de ser la de quien no teme descubrir como es realmente nuestro negocio. También ha de ser la del que no teme a lo que el futuro pueda traer consigo.

Esta actitud puede ayudarnos a poner en claro los problemas y encontrar soluciones. Y cuando ya se han encontrado soluciones posibles, la realización de nuestros planes es mayormente cuestión de dirección, de hacer lo necesario a su debido tiempo, teniendo en cuenta que la revisión periódica de lo realizado según los planes es una importantísima parte de su trazado.